Документооборот в бизнес системе

Вся информация любого характера в отношении объекта хозяйственной деятельности должна быть систематизирована и оформлена в соответствии с разработанными в компании регламентами, общепринятыми правилами. Кроме того, основная цель организации делопроизводства эффективно и оперативно управлять документами, контролировать потоки движения документов внутри предприятия и вовне. Для безошибочного и четкого выполнения документированных бизнес-процессов все действия по приему, выдаче, подписи и др. документов целесообразно автоматизировать, особенно это важно для бесперебойного функционирования крупных корпораций.
Электронный документооборот позволяет осуществить оптимальную организацию труда, быстро создавать и находить нужные документы по классификатору с заданными параметрами, отслеживать их перемещение и находить ответственного за исполнение. Продуманная отлаженная система упрощает процедуру визирования договоров и актов выполненных работ. На любой входящий документ накладывается резолюция должностного лица, определяется его дальнейший маршрут, зафиксированный на корпоративном портале.
Документы необходимо ранжировать по степени значимости и конфиденциальности, узкоспециализированные данные должны иметь гриф ограниченного к ним доступа тех, кого это не касается. С этой целью создается справочник уполномоченных лиц, которые имеют доступ к определенного рода информации в силу своей компетентности или должностной принадлежности.
Документооборот должен быть налажен таким образом, чтобы были продуманы различные варианты маршрутов, по которым следуют стандартные документы, чтобы избежать промедлений в бизнес-процессах из-за невозможности выполнения какого-либо шага из установленного алгоритма. Вся не актуальная на текущий момент информация должна сохраняться в электронном архиве и быть доступной к извлечению в любой момент.
Контроль исполнения действий по документам и составление соответствующей отчетности так же входит в обязательные функции системы электронного документооборота.
Система должна быть достаточно гибкой, избыточной на предмет добавления дополнительных модулей, создания индивидуальных конфигураций с учетом специфики работы именно этой компании, должна надежно интегрироваться с разными учетно-информационными системами, уже существующими на предприятии.
Качественно осуществленное делопроизводство обеспечит налаженную и упорядоченную работу, а его автоматизация гарантировано позволит выполнять все функции точно и оперативно, а также снизить затраты на привлечение дополнительных сотрудников к процессу ведения делового производства.

Дата публикации: Апрель 9, 2012